Thứ Năm, 23 tháng 7, 2015

6 sai lầm cơ bản khi áp dụng ISO của doanh nghiệp

Việc có được chứng chỉ ISO là thành công bước đầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng, không thể tránh khỏi các sai lầm thường mặc phải.

ISO không đánh giá về hoạt động kinh doanh 


Từ trước năm 2000, chứng nhận ISO 9001 tập trung chủ yếu vào các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, đưa ra các tiêu chuẩn chung để doanh nghiệp có sự phối hợp tốt giữa những người tham gia làm việc với nhau, từ đó có sản phẩm chất lượng phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, từ năm 2008, ISO dần dần mở rộng các tiêu chuẩn của mình. Không chỉ tập trung vào hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, ISO còn đưa ra các tiêu chuẩn liên quan đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp định hướng được nhu cầu của khách hàng và mức độ hài lòng của họ.

Như vậy, nếu như trước đây ISO chỉ đơn thuần đánh giá các công việc nội bộ, thì hiện nay, ISO còn đánh giá cả về các hoạt động kinh doanh. Các doanh nghiệp muốn có được giấy chứng nhận ISO 9001 nên cân nhắc về các hoạt động kinh doanh của mình, nếu cần thiết thì phải thay đổi để phù hợp với tiêu chuẩn này.


Chỉ cần tuân thủ đúng theo các danh mục của ISO?


Để việc tiến hành đánh giá ISO 9001 được thành công, doanh nghiệp sẽ phải mất rất nhiều công sức để cải thiện và xây dựng lại hoạt động kinh doanh sao cho phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001.

Thông thường, sẽ có một danh mục (checklist) để doanh nghiệp có thể đánh giá các hoạt động của mình. Việc checklist sẽ có hiệu quả trong 2 đến 3 lần đầu. Tuy nhiên, để duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, doanh nghiệp cần đánh giá để cải tiến hoạt động kinh doanh của mình.


Tổ chức chứng nhận nào cũng giống nhau?


Quan niệm trên là hoàn toàn sai lầm. Không phải bất kỳ tổ chức chứng nhận nào cũng có đủ năng lực và thẩm quyền để cấp cho doanh nghiệp của bạn chứng chỉ đạt chuẩn ISO. Hãy đảm bảo rằng, doanh nghiệp của bạn được đánh giá bởi các tổ chức độc lập với hệ thống doanh nghiệp của bạn. Tổ chức chứng nhận phải là thành viên của Diễn đàn công nhận Quốc tế (IAF).

Tại Việt Nam nói riêng, khi có nhu cầu về tư vấn - kiểm định và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO thì bạn có thể lựa chọn tổ chức Vinacontrol Cert. Đây là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực này, với hơn 60 năm kinh nghiệm. Công ty tư vấn ISO này được Nhà nước chỉ định và chứng nhận do Vinacontrol cấp được công nhận Quốc tế. 


Chỉ cần có giấy chứng nhận là đủ


Nếu chỉ chuẩn bị các tài liệu cần thiết đủ để doanh nghiệp của bạn có thể được cấp chứng chỉ ISO, thì bạn đã bỏ lỡ việc áp dụng những tiêu chuẩn quốc tế vào hoạt động kinh doanh của mình để công việc trở nên tốt hơn.

Chứng chỉ ISO chỉ là một tờ giấy, việc áp dụng nó ra sao vào doanh nghiệp của bạn mới là cái đáng quan tâm. ISO không yêu cầu quá nhiều về tài liệu hoạt động cụ thể. Tuy nhiên, bạn cần hiểu rằng, việc áp dụng ISO vào hoạt động kinh doanh cần phải có những tài liệu hoạt động cụ thể, càng chi tiết càng tốt để đảm bảo rằng việc vận hành, kiểm soát có hiệu lực.
Vì vậy, các biểu mẫu hiện hành, các văn bản hướng dẫn công việc cần được sắp xếp gọn gàng, ghi tên rõ ràng để dễ kiểm soát. Như vậy, doanh nghiệp của bạn sẽ làm việc thông minh hơn, hiệu quả hơn.

Không cần có nhân viên phụ trách hệ thống


Thật khó để duy trì hệ thống quản lý chất lượng chuẩn ISO nếu không có một nhân viên phụ trách hệ thống. Tại sao ư? Bạn có chắc rằng, những nhân viên đang làm việc cho bạn sẽ không dời khỏi công ty? Bạn có chắc không phải điều một nhân viên có năng lực đi làm một vài dự án khác? Điều thậm tệ sẽ xảy ra nếu như họ là những người đang trực tiếp viết tài liệu và triển khai hệ thống chuẩn ISO.

Vì vậy, bạn cần phải có các nhân viên phụ trách hệ thống, am hiểu về ISO, về hệ thống quản lý chất lượng mà bạn đang áp dụng. Họ không nhất thiết là người phải cải tiến các hoạt động kinh doanh, nhưng họ là người nắm rõ các hoạt động của doanh nghiệp, hiểu rõ các công việc áp dụng ISO.

Chỉ cần có chứng chỉ, doanh nghiệp không cần lo về chứng nhận nữa.


Nếu chỉ suy nghĩ như vậy, doanh nghiệp của bạn sẽ đối mặt với nguy cơ không duy trì được chứng chỉ ISO. Ít nhất sẽ có một cuộc đánh giá hằng năm để kiểm tra xem doanh nghiệp của bạn áp dụng ISO ra sao trong hoạt động duy trì và cải tiến hệ thống.

Vì vậy, sau khi có được chứng chỉ ISO, doanh nghiệp cần bắt tay vào việc vận hành hệ thống, điều chỉnh hệ thống theo yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp, đồng thời giám sát và cải tiến hệ thống thông qua các mục tiêu có thể đo lường được hiệu quả khi áp dụng hệ thống.

Bạn có thể tự mình triển khai hệ thống quản lý chất lượng cho đơn vị của mình nếu am hiểu về nó. Ngược lại, thuê các công ty tư vấn ISO là giải pháp được xem là nhanh chóng - hiệu quả và tiết kiệm nhất được nhiều người lựa chọn.
 

Lời kết,

Như vậy, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 sẽ trở thành công cụ cần thiết giúp các doanh nghiệp có thể định hướng được các yêu cầu trong công tác quản lý và cho ra những sản phẩm phù hợp với yêu cầu của người tiêu dùng. Việc đạt được chứng chỉ ISO là một thành công bước đầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có các hướng triển khai để áp dụng tốt tiêu chuẩn này trong hệ thống của mình, đồng thời có kế hoạch duy trì nó, để chứng chỉ ISO thật sự đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, chứ không chỉ là một tờ giấy.

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét